استفاده از فراداده در جستجو و دسته بندی بهتر محتوا

فراداده یک فرم اطلاعاتی است که می توانید برای یک سند یا پوشه تعریف نمایید. این اطلاعات در قالب یک فرم با فیلد هایی که قبلا توسط مدیر سامانه طراحی شده است، تعریف می شود.با استفاده از فراداده می توانید اسناد و یا حتی پوشه های خود را راحت تر دسته بندی و همچنین جستجو نمایید. در صورتی که قصد دارید :
– بایگانی پرسنلی ایجاد کنید و مایل هستید که اطلاعات پرسنلی افراد را در قالب فرم های اطلاعاتی روی پوشه بایگانی آنها ثبت و بر اساس آن داخل پرونده های پرسنلی جستجو نمایید،
– و یا قراردادهای خود و اسناد مربوط به آن را به درستی آرشیو، دسته بندی و به راحتی جستجو نمایید،
– و یا نامه های خود را داکتیو آرشیو کنید ولی علاقه مند هستید که مشخصه هایی مثل موضوع نامه، شماره نامه، تاریخ نامه و …. را در قالب یک فرم اطلاعاتی روی آن ها ثبت کنید تا به راحتی بتوانید از نامه های خود بر اساس این اطلاعات گزارش گرفته و یا آنها را جستجو نمایید، 
و یا ده ها مثال مشابه، شما باید از فرم های فراداده سامانه مدیریت اسناد داکتیو استفاده کنید.

فرم فراداده

برای ثبت فراداده روی یک سند یا پوشه، باید از فرم های از پیش تعریف شده توسط مدیر سامانه استفاده نمایید. این فرم ها هر کدام فرمت و اطلاعاتی مشخصی دارند که باید آنها را تکمیل نمایید. به عنوان مثال، فرم فراداده برای نامه ها با قراردادها می تواند متفاوت باشد که برای هر کدام از فرم ها می توانید اطلاعات مشخصی وارد نمایید.

نکته مهم: فقط مدیران سامانه داکتیو قابلیت طراحی فرم های فراداده را دارند و دیگر کاربران می توانند صرفا این فرم ها را روی اسناد و پوشه ها تنظیم و تکمیل نمایند.

برخی از الگوهای فراداده می تواند به صورت زیر باشد : 

• حقوقی: شامل اطلاعات طبقه بندی قراردادهای حقوقی مانند تاریخ امضا یا مدت قرارداد 
• فروش: شامل اطلاعات مربوط به سازماندهی محصول بر اساس موارد استفاده یا منطقه فروش 
• مدیریت پروژه: شامل اطلاعات مربوط به وضعیت و ساختار پروژه ، جزئیات و برنامه های پروژه
• منابع انسانی: شامل اطلاعات پرسنلی ، وضعیت کارمندان و افراد شرکت از استخدام تا بازنشستگی

ثبت فراداده روی اسناد و پوشه ها

برای ثبت فرم فراداده، ابتدا سند یا پوشه مورد نظر خود را انتخاب نمایید و از پنل سمت چپ بر روی تب فراداده کلیک نمایید.

با کلیک بر روی «افزودن فراداده» می توانید فرم خود را از میان فرم های پیشنهاد شده ( که توسط مدیر سامانه ایجاد شده اند) انتخاب نمایید. با انتخاب فرم مورد نظر، آن فرم نمایش داده می شود و می توانید فیلدهای آن را تکمیل نمایید. به عنوان مثال با انتخاب فرم فراداده نامه، فیلدهایی شامل تاریخ ثبت نامه، موضوع نامه، شماره نامه، شماره ثبت نامه و … نمایش داده می شود که باید نسبت به سند انتخاب شده، اطلاعات مربوطه را تکمیل نمایید.

نکته:  در بعضی از فرم ها، یک یا چند آیتم با علامت * مشخص شده اند که این آیتم ها حتما باید تکمیل شوند و برای ثبت فرم فراداده تکمیل شده، الزامی می باشد. 

ویرایش و یا حذف فرم فراداده

برای ویرایش فرم فراداده ثبت شده روی سند یا پوشه، می توانید از دکمه ویرایش فراداده (در برخی نسخه ها با عنوان ویرایش نوع سند) استفاده نمایید. همچنین با انتخاب دکمه حذف، فرم فراداده مربوطه از روی سند یا پوشه مذکور حذف می گردد.

جستجوی دقیق و سریع اسناد با استفاده از فراداده

یکی از مهمترین دلیل هایی که کاربران رو اسناد و پوشه ها فرم های اطلاعاتی فراداده ثبت می کنند، امکان جستجوی این اسناد و پوشه ها بر اساس فیلد های اطلاعاتی همین فرم ها می باشد. در داکتیو هم بدیهتا ابزارهایی برای جستجوی و گزارش گیری اسناد بر اساس فیلد های فراداده ها مهیا شده است.

پنل جستجوی پیشرفته

در پنل جستجوی پیشرفته که در نوار ابزار بالای داکتیو قرار گرفته است، می توانید بر اساس فیلد های فرم های فراداده ی ثبت شده، سند یا پوشه مورد نظر خود را جستجو نمایید. در مقاله «جستجوی پوشه ها و اسناد و محتوا» اطلاعات کاملی در مورد نحوه جستجوی پیشرفته بر اساس اطلاعات فیلدهای فرم فراداده ارائه شده است.

پنل جستجوی فراداده محور

علاوه بر پنل جستجو پیشرفته، شما در پنل جستجوی فراداده محور، امکان جستجو و گزارش گیری تخصصی روی اسناد بر اساس فرم های فراداده را دارید. پنل جستجوی فراداده محور به کاربرانی که دسترسی این پنل را دارند، این امکان را می دهد که بتوانند در محیطی ساده سازی شده بر اساس فراداده های تکمیل شده روی اسناد و پوشه ها، اقدام به جستجوی آن ها کرده و همچنین نتیجه را به ازای هر آیتم به همراه فراداده مربوطه مشاهده کنند. در مقاله «پنل جستجوی فراداده محور» اطلاعات کاملی در مورد نحوه جستجو بر اساس اطلاعات فراداده ارائه شده است.

ثبت خودکار فرم اطلاعاتی روی اسناد و پوشه ها  توسط دیگر سامانه های سازمان

داکتیو در چارچوب معماری سرویس گرای خود این قابلیت را به سازمان می دهد که سامانه های دیگر (همچون اتوماسیون نامه نگاری، منابع انسانی، مالی و…) ،علاوه بر بارگذاری اسناد و یا پوشه به شکلی وب سرویسی، بتوانند فرم فراداده اطلاعاتی مشخصی را نیز روی آن ها اعمال کنند.به عنوان مثال در صورتی که اسناد مالی به صورت خودکار توسط سامانه مالی سازمان روی داکتیو بارگذاری می شود، می تواند همزمان، روی هر سند مالی که بارگذاری می نماید، فرم اطلاعاتی مربوط به آن سند را نیز روی آن تنظیم نماید.

در این مقاله سعی شد که اطلاعاتی در باب نحوه استفاده از فراداده ارائه گردد. در پایان یکبار به مرور سریع مراحل استفاده از فراداده می پردازیم:

مرحله نخست: پس از تحلیل فرم اطلاعاتی مورد نظر، کاربر مدیر سامانه، اقدام به طراحی فرم مذکور کرده و فیلد های مشخص شده را به این فرم اضافه می کند. 

مرحله دوم: پس از این تمامی کاربران عادی می توانند، با انتخاب سند یا پوشه مورد نظر خود، در تب فراداده، فرم مذکور را انتخاب و تکمیل نمایند.

مرحله سوم: کاربران می توانند اقدام به جستجو یا گزارش گیری بر اساس فیلد های اطلاعاتی این فرم نمایند. این امکان هم از طریق پنل جستجوی پیشرفته و از طریق پنل جستجوی فراداده محور، فراهم می باشد.