مدیریت ساختار سمت های سازمان در داکتیو

سمت و ساختار سازمانی چیست؟

در عموم سازمان های کشور، جایگاه شغلی افراد در چارچوب یک سمت مشخص تعریف می شود. به گونه ای که حتی با تغییر افراد در بخش های مختلف سازمان، عموما سمت های ثابت هستند و صرفا افراد در بین این سمت ها در حالت جابجایی هستند.در واقعیت افراد نسبت به سمت یا سمت هایی که در سازمان دارند، مسئولیت، دسترسی و یا امکانات مختلفی خواهند داشت. از همین رو در سامانه داکتیو، امکان تعریف ساختار سمت سازمان و محول کردن این سمت ها به کاربران را خواهیم داشت.
سمت های کاربری در سامانه داکتیو دو کاربرد اصلی دارد:
۱- امکان ارائه دسترسی به آرشیوها، پوشه ها و فایل های سازمان به سمت افراد، تا در زمان تغییر افراد در سمت مربوطه، نیازی به تغییر دسترسی ها در سطح پوشه ها و فایل ها نباشد.
۲- امکان تعریف گروه هایی از سمت ها، و در نهایت ارائه دسترسی به صورت گروهی. 

نکته :‌یک کاربر در هنگام اشتراک گذاری سند/پوشه می تواند آن را به سمت کاربران(مثلا مدیر منابع انسانی یا مثلا کارشناس حسابداری) اشتراک گذارد. در این حالت، در صورت تغییر فرد در سمت مذکور، نفر جدید به سند یا پوشه هایی که به آن سمت دسترسی داده، دسترسی خواهد داشت.

نکته: در صورتی که دسترسی روی یک پوشه یا سند، باید به تعدادی سمت مشخص و در یک سطح داده شود، می توانید با ایجاد گروهی از این سمت ها، دسترسی را به گروه مربوطه دهید.

پنل مدیریت ساختار سمت های سازمان

در صورتی که شما دسترسی مدیریت سامانه را داشته باشید، برای مشاهده پنل مدیریت سمت ها، با ورود به پنل مدیریت، باید منوی «مدیریت سمت»، ذیل دسته «کاربران و دسترسی ها» از پنل منوی سمت راست، کلیک نمایید.

در پنل مدیریت سمت ها، ساختار سمت سازمان به شکل درخت قابل تعریف و نمایش است. 

ایجاد سمت و ساختار سمت سازمان

یک ساختار سازمانی از یک یا چند ریشه (به عنوان مدیریت مجموعه) که خود شامل چند پدر (مدیران و مسئولین میانی) و فرزند (کارشناسان) می باشد، تشکیل می شود.

برای شروع ایجاد ساختار سمت سازمان، ابتدای باید نود (node) ریشه این درخت سمت را ایجاد کنید. برای این منظور باید روی دکمه «ایجاد ریشه» کلیک نمایید.

پس از آن برای ایجاد نود های دیگر این درخت سمت، با کلیک روی نودی که ذیل آن می خواهید نود سمت جدید را ایجاد کنید، و کلیک روی «ایجاد فرزند»، در پنل سمت چپ اطلاعات مربوط به سمت جدید را وارد کرده و دکمه ذخیره را انتخاب نمایید.

اطلاعات مربوط به یک نود سمت، شامل فیلدهای زیر می باشد:

• نام: عنوان سمت
• فعال:  فعال بودن یا نبودن سمت را با این تیک مشخص نمایید.
• نوع سمت: با کلیک در این قسمت، لیست پیشنهادی باز می شود و می توانید نوع سمت مورد نظر خود را انتخاب نمایید. نوع سمت در آینده برای ساختار فرایندی کاربرد داشته و هم اکنون کارایی خاصی نخواهد داشت.
• تخصیص کاربر: در این قسمت با جستجو و انتخاب کاربر مورد نظر، می توانید سمت را به او اختصاص دهید.

تغییر جایگاه سمت در درخت سمت سازمان

برخی اوقات لازم می شود که محل یک نود (سمت)، در درخت جا به جا شده و ذیل یک نود پدر (سمت بالادستی) دیگر قرار گیرد. بدین منظور پس از انتخاب نود مربوطه، باید دکمه «تغییر پدر» را کلیک کرده و در پنجره باز شده، نود پدر جدید را انتخاب کرده، دکمه ذخیره را کلیک نمایید.

ویرایش یک سمت

برای ویرایش یک سمت، صرفا کافی است که روی سمت مورد نظر کلیک و گزینه «ویرایش» را انتخاب نمایید تا تمامی فیلدها به حالت ویرایش در بیایند. با جستجوی کاربر جدید در فیلد تخصیص کاربر، می توانید شخص قبلی را از سمت حذف و کاربر جدید را به سمت اضافه کنید. در نهایت برای ذخیره شدن هر گونه تغییری که روی سمت حاصل کرده اید، باید دکمه ثبت تغییرات را کلیک نمایید.

تاریخچه کاربران یک سمت

شما می توانید تاریخچه کاربرانی که در یک سمت مشخص قرار داشته اند، با کلیک روی سمت مربوطه و در پنل سمت چپ مشاهده کنید. این تاریخچه شامل «نام و نام خانوادگی»، «تاریخ شروع(در سمت مربوطه)» و «تاریخ پایان (در سمت مربوطه)» می باشد.

نکته: در استقرار های چند سازمانی، که داکتیو در آفیس های مختلف سازمان به صورت مجزا استقرار داده می شود و ساختار سمت و کاربری هر داکتیو، جهت امکان به اشتراک گذاری فایل و پوشه بین این داکتیو ها، بین هم سینک می شود، مدیر سامانه، امکان مشاهده سمت های داکتیو های دیگر (که توسط ماژول Sync، در داکتیو ثبت شده اند) را صرفا به صورت Read Only  خواهد داشت.