ساخت و مدیریت فرم های فراداده
معمولا میزان اطلاعاتی که از یک سند و یا پوشه وجود دارد فراتر از نوع و نام آن می باشد. این اطلاعات در دسته بندی اسناد و پس از آن در جستجو و دستیابی اسناد از اهمیت بالایی برخوردار است. در سامانه آرشیو اسناد داکتیو قسمت فراداده یا ( MetaData ) به این مورد اختصاص یافته است. شما می توانید با استفاده از فرم فراداده ای که توسط مدیر سامانه طراحی و ایجاد شده است نسبت به تکمیل اطلاعات جانبی اسناد در بخش مدیریت نوع سند اقدام کنید.
پنل مدیریت فرم های فراداده
با ورود به بخش مدیریت سامانه از پنل سمت چپ با انتخاب گزینه فراداده و سپس گزینه ” مدیریت نوع سند ” لیست مواردی که به عنوان فرم فراداده (نوع سند) توسط مدیر سامانه ایجاد شده است قابل مشاهده می باشند. با انتخاب هر یک بخش ویرایش و حذف سند در سمت چپ صفحه نمایان می شود که با فشردن گزینه ویرایش می توانید عنوان، فعال یا غیرفعال بودن و همچنین تعداد نسخه هایی که جهت اعمال این نوع فراداده مورد استفاده قرار خواهند گرفت را تعیین و ثبت کنید. همچنین با استفاده از گزینه ایجاد نوع سند، می توانید یک نوع فرارداده جدید ایجاد کنید.
با استفاده از آیکون ذره بین در سمت چپ بالای صفحه و کادر روبروی آن نیز می توانید با جستجوی نوع سند مدنظرتان از میان انوع موجود سریع تر به آن دسترسی پیدا کنید.
در همین بخش با انتخاب گزینه طراحی فرم به صفحه فرم ساز جهت طراحی فرم و قالب فراداده هدایت می شوید که شامل چگونگی ایجاد فرم و قالب فراداده و همچنین امکانات قالب فرم ساز داکتیو می باشد.
طراحی فرم برای قالب فراداده ایجاد شده
در صفحه طراحی فرم فراداده، گزینه های متعددی جهت طراحی و ایجاد فرم فراداده وجود دارد که با توجه به رویکرد سازمان و یا اسناد موجود و یا اینکه ساختار هر واحد، می توانید فراداده ای مطابق با نیاز سازمان طراحی نمایید.
به منظور طراحی فرم ابتدا از سمت چپ بالای صفحه گزینه ” مدیریت انتخاب گر پایه ” را انتخاب و در صفحه ای که نمایش داده می شود با فشردن دکمه ایجاد در پنل ایجاد نام انتخابگر و برچسب مربوط به آن را نوشته ودر انتها گزینه ” افزودن را فشرده و یک انتخاب گر که بستری برای آیتم های فرم می باشد را ایجاد نمایید. همچنین می توانید با انتخاب ” زیر فرم ” یک زیر فرم در صفحه انتخاب گر پایه خود ایجاد کرده و آیتم های طراحی فرم را درون آن اعمال کنید.
سپس در انتخاب گر ایجاد شده، با استفاده از گزینه های زیر را می توانید فرم مورد نظرتان را طراحی نمایید :
1. متن تک خطی : منظور از این گزینه ایجاد یک آیتم متنی کوتاه در فراداده برای خلاصه وضعیت یا توضیحات مختصر است.
2. متن چند خطی : به منظور استفاده از توضیحات تکمیلی در فراداده از این آیتم استفاده می شود.
3. عدد : جهت ثبت هر نوع عدد و ارقام مربوط به سند که نیاز باشد در فراداده محصول درج شود.
4. تاریخ : ثبت تاریخ درج شده بر روی تصویر سند به منظور دسته بندی تاریخی اسناد مورد استفاده است.
5. برچسب ساده : برای دسته بندی اسناد در قالب یک برچسب مشخص و مشترک استفاده می گردد.
6. برچسب پیشنهاد دهنده : برای جستجوی بعدی سند نوع برچسب پیشنهاد دهنده در فرم فرداده ثبت می شود.
7. لیست انتخابی : ایجاد یک لیست کشویی جهت افزودن اطلاعات مربوط به سند در یک قالب انتخابی.
8. ضمیمه : امکان اضافه نمودن ضمیمه به منظور ارتباط اسناد با یکدیگر و یا ارتباط آنها با سند ضمیمه.
نکته : گزینه های فوق را می توانید بصورت ( Drag&Drop ) به زیر فرم موجود در انتخاب گر پایه اضافه نمایید.
نکته : در هر زیر فرم تنها یک آیتم از گزینه های موجود ثبت می شود و برای هر آیتم نیاز به زیر فرم جداگانه ای می باشد که پس از درج و اضافه نمودن اطلاعات در آن ثبت می گردد.
با طراحی و ایجاد فرم فراداده در این بخش، می توانید در صفحه کاربری با انتخاب سند یا پوشه مدنظر، اطلاعات مربوط به هر سند یا پوشه را در پنل سمت چپ صفحه کاربری بخش فراداده، با انتخاب نوع قالب فراداده ایجاد شده، وارد کنید. برای اطلاعات بیشتر در باره چگونگی استفاده از فراداده برای جستجو بهتر در سامانه می توانید از این مقاله کمک بگیرد.
همچنین پنل جستجوی تخصصی روی فراداده اسناد ارائه شده است که می توانید از طریق این مقاله با نحوه عملکرد آن آشنا شوید.
